幹事さん必見!ケータリングを成功させる秘訣とは?

幹事さん必見!ケータリングを成功させる秘訣とは?catering column

幹事さん必見!ケータリングを成功させる秘訣とは?

コラム
幹事さん必見!ケータリングを成功させる秘訣とは?

1.幹事さん必見!ケータリングを成功させる秘訣とは?

■主旨を明確にする

みなさんがこれからするパーティは、誰のために行うものですか? パーティをすることにどのようなねらいがあるのでしょう。 新年会・忘年会などの季節の行事や、企業主催のセミナー後の懇親会など、一口にパーティといっても主旨によって様変わりします。 ケータリングを用いたパーティを企画する際は、はじめにパーティの主旨を明確にするようにしましょう。

ケータリング会社はさまざまなシーンに応じた料理や演出、会場の飾り付けなどができます。
しかし企画の意図をはっきりと伝えていただければ、ケータリング会社の実績などをもとにより具体的なプランを提案することができます。 そうすればパーティに参加される方も、そのパーティらしい料理や雰囲気に満足してくれやすくなるでしょう。

パーティの参加者も多くのパーティに参加しているはずですから、主旨とズレたパーティには困惑してしまうかもしれません。

関係者内でパーティのテーマに関する情報を共有しておくと認識のズレがなくなります。
複数の関係者でパーティの準備をしたものの、最初に思っていたものと違うパーティになってしまった……という事態を防ぐためにも、 まずはパーティの主旨をクリアにすることが大切です。簡単なことのようですが、意外と見落としがちなポイントなので注意しましょう。

■幹事を中心に複数名で役割分担

パーティの参加者の人数を把握し、ケータリング会社を決定すれば
当日の配膳や会場のセッティングはお任せにできます。
ですが、パーティではほかにも多くの人手が必要になります。
その場合は幹事を中心に、複数の関係者で役割を決めて担当しましょう。

役割分担をはっきりさせておかないと責任の所在がわからなくなって混乱が生じますし、
急がなければならない場面でもたついてしまうと参加者に迷惑をかけてしまいます。

役割は決めておくに越したことはありません。
パーティ当日の主な担当業務には、ケータリング会社との連絡担当や受付担当、
当日の進行担当、会計担当などがあります。
クローク係は受付と兼任するケースが多いですが、
参加人数の多いパーティではクローク係を別に設定すると便利です。


クローク係はクローク札の準備や持ち物の管理、送客などを担当する忙しい係です。
紛失トラブルを防いだり、参加者を気持ちよく見送るためにパーティ当日は
持ち場を離れないようにします。

クロークは特にパーティが終わったときに混み合う場所ですので、
受付係がクローク係の応援に回るといった対応も必要になります。
事前に決めておきたいポイントです。また、招待客のリストも複数名で
確認することをおすすめします。名前の読み間違いや記入漏れなどがあると
主催側の信用を失うことがあるためです。リスクを避けてパーティを成功させましょう。

■お土産などの気配りも忘れずに

よくあるトラブルにきちんと対応できるかどうかもケータリング成功の秘訣です。
企業主催のパーティの受付では参加者の名刺を預かるのが一般的ですが、
当日名刺を忘れた参加者のために記名帳も用意しておきましょう。

受付は招待状の発送、招待客リストの作成をした人が担当すると安心です。
役割分担をする際、会計係はなるべく経理に精通した人を選びましょう。
細かいお釣りの計算は簡単そうでも間違えやすいです。

お金に関係する業務なら数字に強い人のほうが何かと便利でしょう。
領収書が必要な参加者もいますので、事前に準備しておきます。
パーティの開催日は月曜日や連休の前後を避けます。

日曜に準備をするのは大変ですし、月曜のパーティは忘れられる確率が高いのだとか。
連休前後を避けるのは連休に予定がある参加者への配慮です。
ビジネス関係のパーティでは業務後の19時〜、プライベートではお昼や
夕食の時間に合わせた時間帯での開催が適しています。

パーティではそのほかに、参加者をより喜ばせようとする姿勢も重要です。
例えばパーティの参加者に一言メッセージ付きのお土産を用意すると、
パーティが終わったあとも喜んでもらえるでしょう。

お土産があるとサプライズ感が演出できるのでおすすめです。
規模の大きなパーティでは、民放テレビ局のアナウンサーなどの
プロに司会進行を依頼するのもサプライズ感のある演出です。
プロダクション側と交渉すれば意外と承諾されるケースもあるようですので、
前向きに考えてみてもいいかもしれません。
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